Les premières séances de sensibilisation ont regroupé plus de 350 entreprises. L’AdN et ses partenaires tirent un bilan positif de l’initiative.
Un projet Digital Wallonia
L'adoption de la facturation électronique optimise la gestion des entreprises aux niveaux opérationnel et comptable.
Le tissu économique wallon est composé en majorité de petites entreprises. Peu d’entre elles ont digitalisé leur gestion passant à côté de nombreux bénéfices comme la diminution de la charge de travail administrative, la réduction des erreurs d’encodage ou l’accès à une comptabilité analytique avec, à la clé, une vue claire de la trésorerie et une meilleure gestion des ressources.
Selon le baromètre de maturité numérique des entreprises publié en 2016
"Si le recours à Internet est devenu habituel pour des usages simples, les applications plus avancées restent trop rares dans les entreprises wallonnes. Peu automatisés et intégrés à la stratégie d’entreprise, la progression de ces usages reste empirique."
Ce constat est, entre autres, à la base du projet "Facturation électronique" lancé en juin 2017 par l’AdN. L’activité de facturation concerne toutes les entreprises, quels que soient leur taille ou leur secteur. Encore peu utilisée en Wallonie, elle est un premier pas dans la digitalisation de leur gestion qui peut s’avérer rentable à court terme.
L’objectif du projet est d’offrir, par le biais de séances de sensibilisation, une vision claire de ce qu’est la facturation électronique et de ses avantages. Un cadre global est dressé pour aider les entrepreneurs lors de sa mise en place, notamment lors du choix d’une solution adaptée à leurs besoins.
Ce projet participe au défi de transformation numérique des entreprises, l’un des 5 thèmes majeurs de la Stratégie Digital Wallonia adoptée par le Gouvernement wallon en décembre 2015.
Un premier bilan encourageant
362 entreprises, correspondant à 515 participants, ont pris part aux 17 premières séances de sensibilisation organisées par plusieurs partenaires publics et privés.
Parmi ceux-ci :
Parmi les entreprises participantes, on dénombre une majorité de fiduciaires (303).
Les formulaires de satisfaction montrent :
- 92,68% de participants satisfaits aux séances de sensibilisation dont le contenu est adapté à leur niveau de connaissances et à leurs besoins immédiats.
- des intentions globalement positives à la sortie de la séance de sensibilisation59,74% souhaitent s’informer davantage sur la facturation électronique;15,85% comptent l’adopter avec l’aide d’un prestataire;42,86% vont la conseiller à leurs clients (métiers du chiffre);37,66% souhaitent demander un chèque-entreprise pour financer l’accompagnement de cette transformation numérique.
Un projet en phase avec la réalité des fiduciaires
Pourquoi passer à la facturation électronique? Comment m'y prendre? Pourquoi la recommander et accompagner mes clients dans son adoption? La transformation numérique des activités des métiers du chiffre les confronte à de véritables défis.
Conseillers principaux des entrepreneurs wallons en matière de gestion, les métiers du chiffre sont particulièrement visés par le projet "Facturation "Electronique" Digital Wallonia. C’est la raison pour laquelle on compte une majorité de fiduciaires parmi les participants. On retrouve aussi cette proportion, 75,5%, dans les utilisateurs de l’outil d’autodiagnostic de maturité numérique de facturation proposé pendant les 17 premières séances de sensibilisation, ainsi qu’au salon Forum For the Future, rendez-vous annuel incontournable des métiers du chiffre en Belgique.
Voici les résultats de ce test pour les métiers du chiffre:
Une majorité de répondants (92,79%) estime que la digitalisation des métiers du chiffre est une évolution nécessaire déjà en marche. 40,5% y voient aussi une opportunité pour de nouvelles missions.
Si la profession semble sensibilisée à la transformation digitale de ses activités, la réalité est toute autre sur le terrain:
- La collecte des documents des clients se fait majoritairement de façon manuelle. 93% des factures de ventes, 99% des factures d’achat et des tickets de caisse sont réceptionnés au format papier ou PDF. Seuls, 7,1% des répondants récupèrent ces documents automatiquement via leur système de gestion.
- 24,3% des répondants encodent partiellement ces documents dans le système comptable. Ce chiffre tombe à 7,2% pour un encodage automatisé des documents.
- 15,3% disposent d’un traitement automatisé des extraits bancaires de leurs clients. 47,7% l’ont déjà digitalisé partiellement en adoptant un système informatique qu’elles alimentent de fichiers standards obtenus auprès de chaque banque des clients, les CODAS. Les autres passent par une gestion manuelle (impression, lecture et traitement des extraits).
- 43,2% procèdent à un archivage numérique des documents administratifs dont 5,4% exploitent un outil de gestion électronique de documents doté d’un moteur de recherche sémantique. Cette digitalisation de l’archivage réduit le temps passé au classement et à la recherche de documents. Elle constitue aussi une assurance contre la perte de documents, surtout, si elle est accompagnée de backups réguliers et stockée dans le cloud.
- 6,3% bénéficient d’un système de facturation intégré pour générer les factures clients.
- L’analyse et la recherche de documents est encore majoritairement manuelle. 9% disposent d’une solution numérique de recherche. Ils sont à peine 3,6% à disposer d’un système qui fournit aussi les documents liés aux pièces recherchées.
Un écart entre l’intention et la pratique
On constate que peu de fiduciaires bénéficient des avantages, gain de temps et d'efficacité entre autres, apportés par un système de gestion directement relié à celui des clients.
A la base du système comptable intégré, on remarque que la collecte automatisée de documents dépend du degré de digitalisation de la gestion des entreprises clientes. Or, les métiers du chiffre peuvent jouer un rôle important dans la transformation numérique de leurs clients en leur montrant la voie et en les accompagnant dans cette démarche. Pour y parvenir, les fiduciaires doivent d'abord se digitaliser.
Si ces chiffres montrent que le passage à la facturation électronique est amorcé pour un bon nombre d’entreprises, un travail de sensibilisation et d’accompagnement semble toutefois encore bien nécessaire.
Le projet en pratique
Le projet est mis en place sous forme de sessions de sensibilisation destinées à deux publics cibles :
- les entreprises de petite taille (PME, TPE et indépendants)
- les métiers du chiffre (comptables, réviseurs, etc.) considérés comme conseillers principaux des entrepreneurs wallons.
Les sessions peuvent se donner seules ou comme atelier lors d'un événement. Une séance dure approximativement 2 heures et répond aux questions suivantes :
- Pourquoi adopter la facturation électronique? L'urgence de digitaliser sa gestion et ses services avec un focus sur les avantages de la facturation électronique.
- Qu'est-ce que la facturation électronique? La facture est présentée comme le résultat d’un flux de données dont le traitement peut être automatisé.
- Comment y passer? Les étapes à suivre pour passer à la facturation électronique (audit préalable, etc.)
- Avec quels subsides? Les chèques entreprises à briguer pour financer l’accompagnement nécessaire à son adoption.
Les sessions dédiées aux métiers du chiffre abordent la transformation de leur profession, fortement impactée par la digitalisation, de la gestion de leur propre entreprise, ainsi que celle de leurs clients.
Pour favoriser l'identification et le passage à l'action, les orateurs misent sur l'interaction. Un autodiagnostic de maturité numérique de facturation est aussi proposé aux participants.
Le contenu et les orateurs sont proposés par l’AdN. L’organisation et la logistique sont confiées à des partenaires.