Le cahier des charges, l’incontournable pour réussir sa transformation numérique

Lors de leur rencontre précédente, les entreprises participantes ont émis le souhait d’être informées sur l'élaboration du cahier des charges. L’agenda a été adapté afin de répondre au mieux aux attentes du terrain. Cette initiative s'inscrit dans le cadre du programme DigitalEES de Digital Wallonia qui a pour objectif de co-construire une méthodologie de transformation numérique, qui se veut inspirante pour tout le secteur.

Le projet DigitalEES est un programme qui vise à accroitre la maturité numérique des entreprises d’économie sociale (EES). Pour ce premier pilote, 15 entreprises sont accompagnées pendant un an pour élaborer un plan d’action sur une ou deux transformations digitales. L’objectif est de permettre aux EES de mettre en place une digitalisation porteuse de sens afin, notamment, de renforcer leur finalité sociale et l’impact social qu’elles génèrent.

Le programme de la journée était ambitieux, tant par son contenu que par l’hétérogénéité des entreprises présentes et des projets en cours. Afin de toujours donner une large place aux échanges et à l’interactivité, nos experts IT ont rythmé cette journée avec, entre autres, l’utilisation de l’outil "Wooclap", un système de vote interactif qui permet de créer des questionnaires et de récolter et d’afficher les réponses en direct. Wooclap a ainsi permis à chaque entreprise de s’exprimer facilement et d’identifier les sujets les plus pertinents à approfondir. Dans un accompagnement en transformation numérique, la preuve par l’exemple de la plus-value d’un outil numérique n’est jamais loin…

Avant d’acheter un outil, qu’il soit informatique ou autre, il est primordial de savoir exactement ce que l’on veut et de savoir exprimer son besoin. Sans cela, le risque est grand de réaliser un mauvais investissement ! Au-delà de la déconvenue financière, imaginez les problèmes que cela engendrerait dans l’organisation de l’entreprise et dans son fonctionnement. Pour formaliser correctement et précisément ses besoins et ses attentes, le cahier des charges est votre allié par excellence.

Le cahier des charges est un document qui a pour mission de formaliser les détails d’un projet afin qu’ils soient compris par l'ensemble des acteurs impliqués. Dans le cas de nos EES participantes, les transformations digitales touchent différents métiers dans l’entreprise. Le cahier des charges est indispensable pour à la fois passer en revue les besoins des différents utilisateurs, mais surtout pour structurer les attentes et s’assurer, in fine, de la réussite du projet.

Rédiger un cahier des charges demande un investissement en temps. Il pourrait être tentant d’outrepasser cette étape, mais à l’aide de mises en scène, nos 3 experts IT ont pu démontrer très concrètement à quel point il est facile de manquer l’objectif du projet s’il n’est pas balisé par le cahier des charges.

Investir dans le cahier des charges, c’est se doter d’un outil multi-usage pour toute la vie du projet. Il permet ainsi de :

• Maturer et d’exprimer les besoins : point de départ du projet, c’est une étape essentielle. Pour beaucoup d’EES participantes, cette étape a d’ailleurs fait pivoter leur plan initial.
• Prioriser les besoins ;
• Structurer un scénario de démonstration ciblée​ ;
• Evaluer et de comparer objectivement les solutions​ ;
• Définir le résultat contractuel à atteindre​ ;
• Fournir un référentiel de test et de réception de la solution.

Lors de cette journée, les EES participantes ont pu examiner ces phases cruciales avec nos experts IT à savoir :

• Comment exprimer les besoins ?
• Comment les structurer par domaine de processus ?
• Jusqu’à quelle profondeur de détails aller ?
• Comment s’assurer qu’un prestataire pressenti répondra aux attentes ?
• Comment baliser au mieux les budgets ?

Les experts ont mutualisé leurs connaissances afin de transmettre aux EES toutes les caractéristiques d’un cahier des charges complet, mais aussi leur expérience du terrain avec des exemples concrets et un partage de bonnes pratiques.

Cette intervision fut l’occasion pour les participants et participantes de poser des questions précises ou d’avancer dans leur réflexion. Ils ont ainsi pu projeter de façon plus méthodique les contours et éléments importants de leur cahier des charges. Par la suite, les experts pourront, lors des coachings individuels, les affiner ou les valider avec eux.

Dans tout projet, il est essentiel de bien définir le besoin auquel l’entreprise souhaite répondre. Or, si certains défis sont communs à toute entreprise, la vôtre est également confrontée à ses propres défis.

• Face à l’ampleur et à la multiplication des besoins et espoirs, par où commencer ?
• Comment être certain d’avoir bien compris les attentes ?
• Comment choisir l'outil le mieux adapté aux besoins actuels et futurs?

Autant de questions qu’il convient de se poser avant de se lancer. Pour y répondre, pensez à interroger les utilisateurs.

Au cœur du fonctionnement de votre entreprise, ils vous aideront à mieux comprendre les pratiques qui pourraient faciliter leur quotidien et faire gagner l’entreprise en efficacité.

Rédiger un cahier des charges est pour vous l’opportunité de vous poser les bonnes questions pour mener à bien votre projet.