Monitorer son projet de transformation digitale. 3 questions
fondamentales

Lors de l’intervision de janvier 2023, les entreprises d’économie sociale participant au projet DigitalEES se sont concentrées sur le monitoring de leur projet. Après les phases d’initialisation, de récolte des besoins et du choix de la solution technique arrivent les phases d’utilisation, à savoir le paramétrage et le testing, l’implémentation et la pérennisation. Cette initiative s'inscrit dans le cadre du programme DigitalEES de la stratégie numérique de la Wallonie, Digital Wallonia.

Au cours de cette journée, les EES ont travaillé en sous-groupes autour de 3 questions fondamentales pour un projet de transformation numérique.

L'objectif était de se nourrir du regard et de l’expérience des autres participants.

Dans ce premier groupe, une première interrogation a rapidement alimenté le débat : teste-t-on avant d’implémenter ou implémente-t-on pour pouvoir tester ? Comme pour le paradoxe de l’œuf et de la poule : aucune réponse n’est satisfaisante. L’explication est à chercher dans les détails du projet et de sa méthodologie : plutôt en cascade ou alors en agilité ? S’il n’y a pas de réponse universelle à cette question, chaque projet étant unique, les experts ont mis l’emphase sur ces différentes manières de gérer un projet, et principalement sur quelques principes clés de la méthode agile, utiles pour le groupe d’EES.

L’un de ceux-ci est d’utiliser le terme "produit" et pas "projet". Pour quelle raison ? Parce qu’un projet a une date de fin ! Avec la vision agile, l’implémentation digitale transforme la démarche projet en produit d’entreprise pérenne. En méthode agile, le rôle des différents acteurs est crucial, à commencer par celui de "sponsor". Tout en plaçant les utilisateurs au centre des préoccupations, le sponsor du projet est un moteur qui permet de donner une vision, fait le lien entre les différents intervenants et in fine, fait avancer le projet à un rythme soutenable et constant.

Un projet n’est jamais terminé ! Comment faire pour que la solution digitale continue à vivre au-delà du projet ? Comment assurer cette pérennisation ? Dans cette discussion, le groupe a rapidement démontré son expérience et les connaissances acquises en gestion de projet par l’accompagnement DigitalEES en poussant leur réflexion dans un niveau de détail important.

Les experts ont rappelé l’étendue des défis d’ordre très différents pour pérenniser la transformation digitale :

• Défis financiers : ressources financières nécessaires pour couvrir tant les besoins directs et indirects, comme la maintenance, les licences ou abonnements, les frais de formation de nouveaux entrants, etc.
• Défis organisationnels : adaptation des processus de travail, transformation de certains métiers ou encore nouvelles formes de coordination de travail, l’aspect "change management" se retrouve à chaque étape du projet.
• Défis en ressources humaines : développement de nouvelles compétences, formation continue, adaptation de certains profils de fonction, etc.
• Défis techniques : développement de nouvelles fonctionnalités, gestion continue de l’interopérabilité des systèmes, maintien d’un pont de contact (helpdesk), etc.
• Défis juridiques : Adaptation éventuelle des solutions mises en œuvre à de nouvelles obligations légales par exemple.
• Ainsi que tous les autres défis propres au projet, au secteur ou encore à l’entreprise.

L’évaluation d’un projet de transformation digitale comporte différentes finalités. Il est bien sûr question d’informer et de responsabiliser les acteurs, mais aussi de trouver les moyens d’améliorer le projet. N’oublions pas non plus la nécessité fréquente de justification. Les objectifs poursuivis en matière d’évaluation peuvent induire des approches différentes en matière d’évaluation ainsi que des choix différents de critères et d’indicateurs "SMART" (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps).

Le groupe chargé de travailler sur cette question a ainsi mis en évidence la nécessité d’avoir, certes, des indicateurs quantitatifs, mais également qualitatifs. Ils ont également souligné l’importance de réaliser cette évaluation auprès des différentes parties prenantes (utilisateurs, bénéficiaires, conseil d’administration) afin d’avoir une vue à 360 degrés sur le projet et sur la plus-value du projet pour leur entreprise, tant dans la montée en compétences des équipes que du renforcement de leur finalité sociale.

Les experts ont ajouté que l’évaluation peut se faire à différents moments : au début afin d’avoir un outil de planification, en cours de projet pour un outil de pilotage et de communication et en fin de projet pour un outil d’apprentissage et de communication.