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Publié le 17 avril 2020

Richard Roucour, Digital Wallonia Champion, vient de gérer le passage des formations qualifiantes du centre de compétences Technocité à la classe virtuelle. Il partage son expérience et les enseignements qu’il en a tiré.

En cette période de confinement, un seul mot d’ordre pour les entreprises: "Passez votre personnel autant que possible en télétravail". L’enjeux est de taille, et tous les postes ne s’y prêtent pas. Bon nombre d’entreprises ont dû se résoudre à stopper leurs activités.

Un challenge à deux niveaux


Pour [profiles type="single" slug="technocite" display="link"]Technocité[/profiles], le chalenge se situait à deux niveaux :

  1. En interne : tout notre personnel n’était pas équipé de matériel mobile et notre fonctionnement restait fondamentalement en mode présentiel.
  2. En externe : la plupart de nos formations sont organisées en présentiel dans nos classes.

Depuis le 18 mars, l’ensemble de notre personnel est en télétravail. Chacun est équipé de moyens et d'outils nécessaires et nos processus de fonctionnement administratifs ont été revus.

Restait à s’occuper de nos groupes de formations qualifiantes pour demandeurs d’emploi.

Formation à distance, classe virtuelle


Se qualifier dans un métier, cela demande du travail, de l’exigence, de la rigueur, être structuré, et bien d’autres qualités. Dans ce contexte, l’accompagnement permanent avec tout l’outillage nécessaire est essentiel. Pour toutes ces raisons, l’approche présentielle est encore aujourd’hui la meilleure solution.

De nombreuses offres commerciales proposent des services de formation à distance ou des webinaires. Cela a son intérêt pour des besoins précis mais ces solutions ne sont pas adaptées à la formation qualifiante. Il faut, entre autres, un contenu adapté à cette approche. De plus, la formation à distance n’a plus vraiment la côte dans les milieux pédagogiques.

Il fallait trouver autre chose : la « classe virtuelle ».

Passer du présentiel au virtuel


Notre ambition était de trouver une solution la plus proche possible de ce que nous faisons dans une salle de formation classique avec comme une seule différence : le formateur et les stagiaires sont chez eux.

Les enjeux: choisir les bons outils et s’organiser en conséquence.

Etape 1. Repérer les formations transformables

Toutes les formations qualifiantes ne pourront pas être données sous forme de classe virtuelle.

Dans le cadre de l'offre de Technocité, la spécificité du groupe « Opérateurs multi caméra » rendait difficile le passage en mode distant étant donné qu’il avait besoin d’un matériel que nous ne pouvions déplacer chez nos stagiaires (caméras, micros, écrans,…). Il a donc été suspendu.

Un autre groupe « Artistes en effets spéciaux » n’a malheureusement pas pu continuer. Il venait de démarrer et pour des raisons administratives, il a fallu le postposer.

Restait les groupes suivants « Administrateurs réseaux orienté virtualisation », « Administrateurs réseaux orientés services IP », « UX Webdesign », « Game designer », « 2D/3D orienté gaming » et « Développeurs en gaming orienté Intelligence Artificielle ».

Etape 2. Choisir la plateforme de vidéoconférence.

Après de nombreux essais, Technocité s’est tourné vers une plateforme qui, à la base a été développée par des gamers pour des gamers. Voici les éléments indispensables qui ressortent de ces essais pour choisir un système de vidéoconférence destiné à la classe virtuelle:

  • simple d'utilisation;
  • doté d'un chat;
  • permettre au formateur de garder le contact permanent avec ses élèves;
  • lié à un serveur instalable dans votre environnement pour assurer votre indépendance et éviter la saturation liées au confinement de milliers de travailleurs.

Etape 3. Assurer l'outillage des participants.

Nous nous sommes d'abord penchés sur la question de la connexion data suffisante de chaque participant pour passer des journées entières devant son PC. Et là, nous pouvons remercier la plupart des opérateurs de télécommunication qui ont passé tous leurs abonnements en illimité sans autre frais.

Nous avons ensuite doté chaque stagiaire d'un équipement matériel suffisamment performant en liant son ordinateur à une salle de formation à Technocité. Pour y parvenir, nous avons utilisé un outil de bureau à distance. Chaque stagiaire a donc à sa disposition une machine très performante, avec les logiciels adéquats, qui se trouve dans une salle de formation à Technocité et qu’il pilote de chez lui.

Pour ce qui est des outils de bureautique, grâce à notre certification Microsoft Academy, nous pouvons mettre à disposition toute la suite Office365 à chaque stagiaire. Si ce n'est pas votre cas, d'autres suites d'outils gratuits ont fait largement leur preuves.

Etape 4. Organiser le reporting des activités.

Restait enfin un problème essentiel, le reporting des activités. Ou comment prouver à nos pouvoirs subsidiant que nos stagiaires ont suivi la formation de chez eux, comme s’ils l’avaient suivi en nos murs.

Pour cela, nous avons mis en place un processus à quatre niveaux:

  1. Le stagiaire. Il doit « poster » au matin et après-midi son nom et son prénom sur la plateforme de vidéoconférence.
  2. Notre service administratif. Il reprend de le tableau de présence ainsi créé.
  3. Le formateur. Il pointe sur une liste classique la présence du stagiaire.
  4. Technocité. Deux employés monitorent tous les groupes de formation sur la plateforme de vidéoconférence.

Voilà, la « classe virtuelle » est née. Chaque jour, le formateur et ses stagiaires se retrouvent entre 9h-12h et 13h-16h pour suivre la formation presque comme s’ils étaient chez nous.

Dans cette démarche, Technocité remercie ses partenaires comme le FSE (Fond Social Européen) qui finance nos activités de formation, [profiles type="single" slug="forem" display="link"]Le Forem[/profiles], le [profiles type="single" slug="cefora" display="link"]Cefora[/profiles] et [profiles type="single" slug="design-innovation" display="link"]Design Innovation[/profiles] qui ont adhéré à la démarche.